Política SAGRILAFT

Autocontrol y gestión del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Artículo 1. Objeto. La presente política establece los lineamientos generales que rigen el Régimen de Medidas Mínimas del Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT) de Arrubla Devis Asociados S.A.S. (en adelante “Arrubla Devis”), en cumplimiento del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica expedida por la Superintendencia de Sociedades, modificada por la Circular Externa 100-000016 de 2020.

Artículo 2. Finalidad. Esta política tiene como propósito prevenir que Arrubla Devis sea utilizada para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito, apoyar actividades terroristas o facilitar operaciones relacionadas con la proliferación de armas de destrucción masiva, así como establecer pautas internas para detectar, reportar y gestionar los riesgos asociados.

Artículo 3. Alcance. Esta política aplica a todas las personas naturales o jurídicas con las que Arrubla Devis tiene una relación directa o indirecta, incluyendo, pero sin limitarse a: aliados, clientes, usuarios, colaboradores, empleados, accionistas, proveedores, contratistas y demás contrapartes o terceros vinculados (en adelante “Contrapartes”).

Artículo 4. Hace parte integral del sistema SAGRILAFT de Arrubla Devis y se complementa con el Manual de instrucciones y procedimientos, las matrices de riesgo, los formatos de debida diligencia, los procedimientos internos y los lineamientos aprobados por la Asamblea General de Accionistas.

Artículo 5. Principios. El SAGRILAFT de Arrubla Devis se fundamenta en los siguientes principios:

· Legalidad y cumplimiento: se aplica conforme a la normatividad vigente y a las instrucciones emitidas por las autoridades competentes.

· Enfoque basado en riesgo: las medidas se ajustan al nivel de exposición de Arrubla Devis, conforme a su naturaleza, tamaño, actividad económica, grupos de interés y Contrapartes.

· Autocontrol y responsabilidad institucional: cada área y persona vinculada a Arrubla Devis participa activamente en la identificación, prevención y reporte de operaciones inusuales o sospechosas.

· Diligencia debida: se realiza un análisis previo, permanente y proporcional de todas las Contrapartes con las que se establezca o mantenga una relación.

· Trazabilidad y conservación documental: todos los procedimientos y decisiones adoptadas en desarrollo del sistema son documentadas, conservadas y disponibles para las autoridades competentes.

· Confidencialidad: toda la información relacionada con el tratamiento de operaciones sospechosas será protegida y manejada con estricta reserva.

Artículo 6. Todas las Contrapartes vinculadas con Arrubla Devis tienen la obligación de conocer, cumplir y aplicar los lineamientos contenidos en esta política. El desconocimiento de estas directrices no exime de responsabilidad.

Artículo 7. Las negociaciones comerciales nunca podrán anteponerse al cumplimiento del régimen de medidas mínimas. La omisión o negligencia frente al cumplimiento de esta política podrá dar lugar a medidas disciplinarias o contractuales, según corresponda.

Artículo 8. El Oficial de Cumplimiento del SAGRILAFT es designado por la Asamblea General de Accionistas. Su función principal es coordinar la implementación, seguimiento, reporte y mejora continua del sistema, de manera independiente y con acceso directo a la Alta Dirección.

Artículo 9. Funciones. Entre sus funciones se encuentran:

· Velar por la aplicación de la política y demás documentos del Régimen de Medidas Mínimas de SAGRILAFT.

· Recibir, evaluar y reportar operaciones sospechosas ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

· Coordinar actividades de capacitación y actualización normativa.

· Monitorear y reportar el cumplimiento ante la Alta Dirección y la Asamblea.

· Mantener actualizada la documentación y los registros del sistema.

Todos los colaboradores deben reportar de forma inmediata al Oficial de Cumplimiento cualquier operación inusual o sospechosa detectada en el ejercicio de sus funciones.

Artículo 10.Arrubla Devis ha adoptado un conjunto de medidas preventivas y operativas orientadas a prevenir, detectar y gestionar los riesgos asociados al Lavado de Activos (LA), la Financiación del Terrorismo (FT) y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM), conforme a lo previsto en el Régimen de Medidas Mínimas de SAGRILAFT.

Artículo 11.Estas medidas son de aplicación obligatoria para todas las áreas de Arrubla Devis y se desarrollan de la siguiente manera:

Artículo 12.Debida diligencia. Se aplica un procedimiento de debida diligencia a toda persona natural o jurídica que establezca o mantenga una relación con Arrubla Devis, incluyendo clientes, aliados, contratistas, proveedores, accionistas y empleados (las Contrapartes). Este proceso incluye:

Artículo 13.Reporte de operaciones sospechosas (ROS). Arrubla Devis tiene el deber de reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) las operaciones que sean identificadas como sospechosas o inusuales, de acuerdo con los criterios definidos en las políticas y las instrucciones del Oficial de Cumplimiento.

Dichos reportes se realizarán de manera oportuna, confidencial y documentada. El incumplimiento de esta obligación será considerado una falta grave.

Artículo 14.Conservación documental. Arrubla Devis garantiza la conservación adecuada, ordenada y segura de los documentos que soportan:

Los documentos se conservan por un período mínimo de cinco (10) años o por el tiempo que establezca la ley.

Artículo 15.Capacitación y cultura de cumplimiento. Arrubla Devis desarrolla un programa de capacitación dirigido a todos los colaboradores, especialmente a quienes ejercen funciones clave en el cumplimiento del Régimen de Medidas Mínimas de SAGRILAFT. Este programa incluye:

Las capacitaciones se realizarán al menos una vez al año o cada vez que se actualice el régimen normativo o las políticas internas.

Artículo 16.Consultas, conflictos de interés y advertencias. Cualquier situación que pueda constituir un conflicto de interés o genere dudas sobre la legalidad de una operación debe ser informada al superior inmediato, quien a su vez debe comunicarla al Oficial de Cumplimiento para su análisis y resolución.

Verificación de identidad y antecedentes.

Consulta de listas vinculantes y restrictivas.

Evaluación del riesgo según perfil y actividad.

Actualización periódica de la información.

Aplicación de medidas reforzadas cuando el riesgo lo justifique.

Procesos de debida diligencia.

Reportes enviados a la UIAF.

Comunicaciones internas.

Informes del Oficial de Cumplimiento y de la Revisoría Fiscal.

Registros de operaciones sujetas a revisión.

Sensibilización frente al riesgo LA/FT/FPADM.

Actualización normativa.

Instrucciones para identificar y reportar operaciones inusuales.

Difusión de buenas prácticas y obligaciones internas.