A través del Decreto 1736 de 2023, expedido por el Ministerio del Trabajo, se dictan las nuevas disposiciones sobre el Incentivo a la Creación y Permanencia de Nuevos Empleos Formales, implementado por la Ley 2155 de 2021.

Este incentivo busca promover y proteger los nuevos empleos por medio de aportes directos a la nómina para la contratación de empleados y trabajadores "adicionales", por tanto este se otorgará a los empleadores que cumplan con los requisitos dispuestos para ello.

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El Decreto 1736 de 2023 amplió la vigencia de este incentivo hasta agosto de 2026, para aquellos empleadores que vinculen a trabajadores adicionales. Además, allí se establecen los requisitos de acceso y permanencia para el reconocimiento del incentivo, así como los beneficiarios, montos y mecanismos para obtenerlo.

¿Cómo se contabilizarán los trabajadores adicionales?

Se tomará como referencia el número de empleados o trabajadores asociados por el que cada empleador haya cotizado el mes completo en el Sistema General de Seguridad Social en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), con un ingreso base de cotización de al menos un Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV), que estén afiliados en el Registro Único de Afiliados (RUAF) y por los cuales se haya pagado antes de la fecha de postulación.

Se tendrá en cuenta lo siguiente:

• Se verificará que los trabajadores al mes de marzo de 2021 no hayan sido objeto de suspensión temporal de su contrato de trabajo o licencia no remunerada por un período mayor a quince (15) días. El empleador no recibirá el incentivo por trabajadores a los que se les haya aplicado la suspensión temporal de contrato de trabajo o licencia no remunerada para el mes por el cual está solicitando el incentivo.
  

• Un mismo aportante no podrá ser contabilizado como empleado para efectos del incentivo. Cada empleado solo puede ser contabilizado una vez para el cálculo del incentivo. La empresa beneficiaria del incentivo debe contratar al nuevo empleado por un mínimo de seis meses.
  

• En caso de múltiples empleadores de un mismo trabajador, el incentivo se otorgará al primero que verifique la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).
  

• Los empleados sujetos a sustitución patronal posterior a marzo de 2021 no serán considerados para el cálculo del incentivo, ya que en este caso no se genera un nuevo empleo.
  

• Para nuevas empresas o cooperativas, se contarán como empleados aquellos por los que el beneficiario haya cotizado el mes completo al Sistema General de Seguridad Social en la PILA, con un ingreso base de cotización de al menos un SMLMV, y estén afiliados en todos los subsistemas correspondientes.

Procedimiento de postulación para el incentivo

El empleador deberá presentar los siguientes documentos en su entidad financiera:

a) Una solicitud firmada por el representante legal o persona natural empleadora, expresando su intención de ser beneficiario del incentivo.

b) Una certificación firmada por el representante legal, revisor fiscal o contador público (en ausencia de revisor fiscal), certificando que los empleados efectivamente recibieron el salario correspondiente al mes anterior, y en el caso de trabajadores asociados, que se pagaron las compensaciones mensuales correspondientes, cuando menos, a un salario mínimo legal mensual vigente. También, si ha habido sustitución patronal o de empleador después de marzo de 2021 y que los pagos de seguridad social de marzo de 2021 estén al día para todos los empleados que tenía el empleador en ese momento.

c) Una copia reciente del Registro Único Tributario (RUT) del empleador, expedido entre los últimos seis meses anteriores a la postulación.

Tener en cuenta:

• El beneficiario recibirá un incentivo mensual por cada trabajador adicional, con un límite máximo de doce pagos en la vigencia del incentivo. El empleador deberá cumplir el procedimiento de postulación cada mes en el que se postule.

• Las entidades financieras y cooperativas de ahorro y crédito verificarán la validez de los documentos y la identidad del postulante. Asegurarán que el producto de depósito sea de propiedad del postulante y que esté activo y sin restricciones para recibir los recursos.

Si surge algún problema con la cuenta o producto de depósito que impida el giro de los recursos al beneficiario, la entidad financiera ofrecerá un mecanismo alternativo sin costo para el beneficiario.

Las entidades financieras informarán a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) sobre la recepción de los documentos. La UGPP llevará un registro de beneficiarios y trabajadores, verificará que un postulante sea beneficiario de un solo incentivo en cada mes y que los empleadores y cooperativas no sean beneficiarios de otros aportes o subsidios similares. También, verificará el cambio de condición de trabajadores jóvenes que superen los 28 años.

Parágrafos del Decreto 1736 de 2023:

• La postulación no garantiza automáticamente el derecho a recibir el incentivo.

• El Ministerio del Trabajo establecerá el proceso y las condiciones del incentivo. La Superintendencia Financiera y la Superintendencia de Economía Solidaria supervisarán el cumplimiento de estas labores por parte de las entidades financieras.

• Se establecen consecuencias legales y fiscales para quienes reciban los incentivos de manera fraudulenta o sin cumplir los requisitos.

• Se permitirá el intercambio de información entre la UGPP y las entidades financieras sin la necesidad de recibir formularios físicos o digitales.

• Las entidades financieras deben conservar la información durante cuatro años para fines de fiscalización.