Política de tratamiento de datos

por admin

Nov 15, 2018

La presente Política de Tratamiento, Manejo y Protección de datos personales de Arrubla Devis Asociados S.A.S. (en adelante “Arrubla Devis Asociados”) se encuentra vigente a partir del mes de junio de 2017 por el término de cinco años, hasta junio de 2022, poniéndose a disposición de todos los interesados según lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Los datos personales que se encuentren en custodia de Arrubla Devis Asociados, en su condición de responsable y/o encargado según sea el caso, se tratarán dando cumplimiento al ordenamiento jurídico, a la legislación nacional existente y a las buenas prácticas relativas al régimen de protección de datos personales.   Las finalidades del tratamiento de datos personales por parte de Arrubla Devis Asociados son las que se a continuación se indican:   I. Empleados, Antiguos Empleados y Candidatos: a) Realización de procesos de selección y contratación. b) Pago de nómina, prestaciones de seguridad social, manejo de carpetas de empleados y demás procedimientos laborales necesarios para la vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral. c) Manejo de información personal y contactos de emergencia en caso que se presenten incidentes o situaciones urgentes.     II. Clientes actuales y antiguos, prospectos de cliente y personas que hayan suministrado sus datos de contacto a través de la página web, de aplicar: a) Envío de propuestas de prestación de servicios. b) Desarrollo de las actividades de asesoría jurídica y representación judicial contratadas, en caso de aplicar. c) Respuesta a comunicaciones por ellos enviadas. d) Proceso de facturación. e) Envío de publicidad, información comercial y de mercadeo, actualizaciones y boletines jurídicos, entre otro tipo de información de interés.     III. Proveedores y contratistas:   a) Contacto y contratación de proveedores para la solicitud de ofertas, cotizaciones o contratación de los bienes o servicios necesarios para el desarrollo del objeto social. b) Registro de proveedores.     IV. Video Vigilancia   a) Gestión de incidentes de seguridad dentro de las instalaciones en contra de personas, bienes, infraestructura física y tecnológica. Se deja expresa constancia que todo el material obtenido mediante video vigilancia en las instalaciones de Arrubla Devis Asociados, y por consiguiente los datos personales recolectados, serán conservados exclusivamente por un término de veinticinco (25) días calendario desde su captura y luego serán eliminados permanentemente.   V. Generales: a) Gestionar la información necesaria para el correcto desarrollo del objeto social de Arrubla Devis Asociados y cumplir con sus obligaciones corporativas, tributarias, contables, entre otras.   Para lograr las finalidades antes descritas, Arrubla Devis Asociados podrá recolectar, conservar y almacenar, directamente o a través de un tercero, una o varias bases de datos, bien sean físicas o electrónicas. Con la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales se entiende que Arrubla Devis Asociados tendrá las facultades más amplias para llevar a cabo dicho tratamiento, conforme a la ley y lo establecido en esta política, sin perjuicio de los derechos de los titulares.   Los Titulares de la información o las personas legalmente autorizadas, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, a ser informados sobre el uso que se ha dado a los mismos, a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos en los casos en que sea procedente y a acceder en forma gratuita a los mismos. También, tienen derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracción a la ley y a ejercer las acciones pertinentes en materia de habeas data.   Cuando se requiera realizar Consultas y Reclamos deberá tenerse presente el siguiente procedimiento:   Consultas: Las consultas sobre datos personales deberán ser presentadas de forma escrita por los Titulares o por personas legalmente autorizadas (demostrando un interés legítimo) en la dirección de correo electrónico o de correspondencia indicada en la parte final de esta política. Estas serán resueltas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. No obstante, cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Reclamos: Los Titulares o personas legalmente autorizadas (demostrando un interés legítimo) que consideren que la información contenida en una base de datos de Arrubla Devis Asociados debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 u otra norma que la sustituya o la reglamente, podrán presentar un reclamo escrito a través de cualquiera de los canales dispuestos para tal fin; éste deberá contener la siguiente información:   ·    Nombre e identificación del Titular. ·    La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo. ·    La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite. ·    Los documentos y demás pruebas que se pretenda hacer valer.   Si el reclamo resulta incompleto, Arrubla Devis Asociados requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane los requisitos. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél. Una vez recibido el reclamo completo, Arrubla Devis Asociados incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que acompañe el Dato Personal que indique “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, Arrubla Devis Asociados informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Para realizar peticiones, consultas y reclamos, o para el ejercicio de sus derechos, puede contactar a la Gerencia Administrativa de la sociedad a través del teléfono fijo (4) 2668228 y al correo electrónico arrubladevis@arrubladevis.com o por medio de correo físico a nuestras oficinas ubicadas en la ciudad de Medellín en la Carrera 37 No. 2 Sur – 34 y en la ciudad de Bogotá en la Calle 70A No. 4 - 54. Los datos personales recolectados permanecerán en nuestras bases de datos por el tiempo que sea necesario para las finalidades aquí establecidas, sin perjuicio de los Derechos que les asisten a los Titulares.