¿Qué es una política de contratación?

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por admin

Ene 29, 2018

En Arrubla Devis Asociados recientemente apoyamos y asesoramos a una de las principales empresas del sector de generación de energía eléctrica del país en la reestructuración e implementación de su política de contratación de bienes y servicios (procuremente policy), y elaboramos la documentación y herramientas que le permitirá a la empresa ser más competitiva a nivel nacional e internacional y lograr desarrollar su gestión contractual de manera más eficiente y eficaz, redundando en claros beneficios para la empresa. Esta empresa solía ser una empresa de naturaleza pública, por lo que uno de los grandes retos fue desligarla de un modelo que aún tenía ciertos rezagos de la contratación pública y ponerla a tono con las normas y procedimientos propias de las empresas privadas. ¿Qué es una política de contratación? Es un documento normativo interno de las empresas que regula los procedimientos que estas deben surtir internamente para contratar bienes y servicios en desarrollo de su objeto social, estableciendo también los principios, fines, el organigrama interno en materia de contratación y los procesos de invitación y selección de contratistas, así como la celebración y ejecución de los contratos. En ella se regulan los aspectos a tener en cuenta en las etapas pre contractual, contractual y pos contractual. ¿En qué momento una empresa debe implementar una Política de Contratación? Consideramos que la política de contratación es una herramienta que facilita la gestión contractual de una empresa de cualquier tamaño y desde cualquier momento de su vida operativa. Por lo tanto, no es una necesidad exclusiva de empresas de gran tamaño o volumen de negociaciones, sino que es una herramienta dinámica que permite adaptarse a la realidad y necesidades de cada empresa, bien sea cuando esté iniciando su operación o cuando considere que es importante realizar una reorganización interna de su operación contractual que le ayude a ser más eficiente y perseguir mayores beneficios. ¿Qué busca una empresa al adoptar una Política de Contratación? Esta herramienta busca generar un mayor grado de uniformidad y control interno en las actividades de contratación, que redundan en mayor seguridad jurídica y mayores beneficios para la empresa, tanto de tipo económico como de otra naturaleza. Así mismo, garantiza que los terceros que se relacionan con la empresa conozcan de antemano el funcionamiento de la contratación de la empresa y no haya sorpresas que resulten en contingencias o riesgos jurídicos. En definitiva, se trata de blindar a las empresas interna y externamente para que pueda obtener los bienes y servicios que más le favorezcan de manera segura y ágil. ¿La política de contratación es una práctica habitual en el sector público, privado o en ambos? En Colombia, es obligatorio para todas las entidades estatales contar con un manual de contratación que regule la forma como debe operar la gestión contractual de dicha entidad. Es por esto que habitualmente se considera que dicha herramienta es de uso exclusivo o casi exclusivo de la entidades estatales. Sin embargo, existen importantes empresas privadas del país, de diferentes sectores, que reconocen la importancia de contar con un documento que establezca sus políticas internas de contratación, los cuales son constantemente revisados y actualizados para mantenerlos a tono con la normatividad aplicable a las empresas privadas y el estado del arte en materia de contratación. Consideramos que definitivamente es una práctica que debe extenderse en el sector privado y no ser exclusivo de las grandes empresas, sino también servir como hoja de ruta para pequeñas y medianas empresas que busquen las mejores prácticas para el desarrollo de su objeto social. ¿Qué recomendaciones o consejos adicionales comparte Arrubla Devis Asociados a la hora de elaborar una política de contratación? Lo más importante es conocer bien la realidad del mercado, así como las necesidades y las proyecciones de la empresa, para poder elaborar una política a la medida de la empresa. Así mismo, es clave buscar el balance perfecto entre seguridad jurídica y transparencia con la competitividad, por un lado, y eficiencia propia de las empresas de una economía creciente y globalizada, por el otro.